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開業当初に集客チラシを配布していた時、合わせて利用したのが電話代行サービスでした。
その時の私は派遣の仕事と並行して自営業もやっていたので、自分が電話に出られる時間がどうしても少なくなります。
しかし、留守電ではせっかく問い合わせがあってもちゃんと営業していない感じを与えてしまうし、留守電嫌いな人には切られて逃げられちゃうかも…と思って利用したわけです。
電話代行とは？
代行会社と契約をして、そちらの番号にうちの電話を転送するように設定します。すると、代行のスタッフさんが自分の屋号（社名）で電話に出てくれます。
電話をかけてきたお客さんからしたら、うちの会社の事務員さんか秘書さんが電話に出ているように見えるわけです。
「ジェイ子さんいますか？」という指名電話には「ジェイ子は外出中で、手が空き次第折り返しお電話いたしますので…」というように対応してくれます。
「何時ごろ戻りますか？」という問いには、当日の帰社確実な時間を知らせておけば伝えてくれる代行会社もあります。
問い合わせ内容やお客さんの氏名、電話番号はメールで伝えてもらえるので、出先での確認も容易で確実です。
私が契約していた会社は、それに加えて通話内容の録音サービスもありました。より正確に問い合わせ内容の会話を把握したい場合には便利でしたね。
料金体系は、何コールまででいくら、というところが多いようです。
電話代行を使ってみた感想
しっかり対応してくれてとても助かりました。
あらかじめ頼んでおくと、勧誘・営業電話はすべて断ってくれてその分はコール数にカウントされないのも便利でした。うちに秘書がいるようでちょっと社長気分になれてワクワクしましたね。
1人や少数で営業していて、スタートしたばかりで常連客やなじみの顧客がおらず、信頼感をアピールしたい会社にはかなりおすすめできます。
月額も安いところだと1万円以下なので、事務員さんを雇う人件費よりかなり割安です。
ちなみに、今は私は使っていません。
なじみの顧客とはほぼメールでやり取りしているので電話がほとんどかかってこないのと、新規募集はサイトでしかしていないのでやはりほとんどメールでの申し込みだからです。
今は、業務用電話も携帯電話でもいいと思います。
ただ、固定電話の方が信頼感は増すと思いますし、時間外は留守電にしておけばコールされることもないのはメリットですね。
秘書サービスもある
電話対応以外に オンライン秘書とマッチングする【秘書サプリ】 のようなサービスも便利です。
500円から秘書さんへ依頼できて、お試し依頼も可。事前の支払いは仮払いなので万が一のトラブル発生でも安心。
経理代行／事務代行、SNS運用／画像作成、動画制作、ブログ執筆／ホームページ更新などを依頼できるので、苦手な作業はどんどん外注してしまうのがストレスかなくていいですよ。
